À l’heure actuelle, les réunions et conférences virtuelles sont devenues indispensables à toute organisation.

Pour garantir une bonne efficacité et expérience utilisateur, elles doivent se dérouler de façon à ce que les hôtes et participants puissent pleinement se concentrer sur leur métier et ne soient pas perturbés par la technique.

Au cours de ces dernières années, j’ai eu le privilège d’accompagner des organisations dans le déploiement et l’opération de systèmes de vidéoconférence, souvent répartis sur plusieurs continents. Ces infrastructures virtuelles ont servi un vaste champ d’applications qui s’étend des réunions personnelles aux conférences internationales en passant par des webinaires de formation, la diffusion (le streaming) ou encore les réseaux sociaux.

Je me tiendrai à vos côtés à chaque étape de la conception, de la planification et du processus de déploiement, vous assistant avec l’opération et vous soutenant lors d’événement spéciaux. Pour suppléer aux limites de mes propres compétences, je m’associe régulièrement avec des experts freelance dans les domaines du matériel (audio/vidéo) et du logiciel (développement) ainsi qu’avec des techniciens et opérateurs.

Planifier et déployer une infrastructure de vidéoconférence

• Comprendre et documenter vos besoins
• Choisir l’infrastructure de vidéoconférence adaptée à vos besoins
• Déterminer les licences et potentielles fonctionnalités supplémentaires pertinentes
• Activer et configurer les comptes et fonctionnalités
• Tester l’infrastructure (fonctionnalités, compatibilité, sécurité, redondance, performance)
• Former les utilisateurs, mais aussi les hôtes de conférence, les interprètes, les transcripteurs et les techniciens vidéo & audio

Conseil pour un événement particulier

• Élaborer un concept global qui dépend de la taille de l’audience, du degré d’interactivité désiré et de la confidentialité (salles de réunions virtuelles, webinaires, streaming ou hybride)
• Planifier l’horaire global et les timings individuels
• Définir les modalités d’interaction (vidéo, audio, permissions du chat, poser des questions, donner du feedback, lever la main, …)
• Documenter et attribuer les rôles (facilitateur de discussion, animateur pour les questions, maître du temps, support, opérateur technique, …)
• Formuler les règles de réunion et directives de confidentialité
• Préparer les interactions complémentaires (questionnaires de feedback, liens web / informations, e-mailing)

Expériences avec plateformes et technologies

• Zoom
• Cisco Webex
• Microsoft Teams (et Skype for Business)
• GoTo Meetings
• BlueJeans
• Team Viewer
• Discord
• Streaming via plateformes VoD et réseaux sociaux
• Mixage audio et vidéo (gestion en temps réel avec matériel dédié)
• Montage audio et vidéo (post-traitement avec produits Adobe, Lightworks, Audacity, etc.)

Faire face aux pannes

• Prévention des risques avec une analyse en profondeur et l’établissement de scénarios de replis fiables
• Exécution des scénarios de replis en cas de panne
• Prise de décision rapide pour minimiser l’impacte en cas d’événements imprévus
• Debriefing après chaque événement et documentation des leçons tirées

Support premier niveau

• Mise à disposition de documentation pour les utilisateurs (questions fréquentes et dépannage standard)
• Formation des participants qui ont un rôle actif
• Prise de contact rapide avec les hôtes ou participants qui rencontrent une difficulté
• Debriefing après chaque événement et documentation des leçons tirées

Compétences inter-plateformes

• Sécurité (encryptage, évaluation et prévention des risques, gestion des utilisateurs)
• Robustesse (scénarios de repli et infrastructures de redondance pour une plus haute fiabilité)
• Granularité (salles plénières et parallèles, sous-groupes, aménagements hybrides)
• Transcription (reconnaissance vocale automatisée ou manuelle)
• Interprétation (traduction simultanée de et vers plusieurs langues)
• Enregistrement
• Streaming
• Gestion et optimisation des licences et des permissions utilisateur
• Cours & formation